Często pojawiają się opinie, że praca na administracji jest trudna i wymaga wiele wysiłku. Wprowadzenie do tego tematu może skupić się na różnych aspektach pracy w sektorze publicznym oraz wyzwań, z jakimi muszą zmierzyć się pracownicy administracji.
Jak radzić sobie z trudnymi klientami w administracji?
Czy na administracji jest ciężko? To pytanie, które często pojawia się w dyskusjach na temat pracy urzędników. Wielu ludzi uważa, że praca w administracji to łatwe zajęcie – przecież wystarczy tylko siedzieć za biurkiem i odpowiadać na telefony oraz e-maile. Jednak rzeczywistość wygląda inaczej.
Praca w administracji wymaga skupienia i cierpliwości, a także umiejętności radzenia sobie z trudnymi klientami. A tych nie brakuje! Ludzie dzwoniący lub przychodzący do urzędu są często zestresowani swoją sytuacją życiową czy finansową, co wpływa negatywnie na ich zachowanie.
Jak więc radzić sobie z takimi osobami?
Po pierwsze należy pamiętać o kulturze osobistej. Nawet jeśli ktoś krzyczy lub używa obraźliwych słów – nie wolno nam reagować agresywnie ani podobnie do osoby naprzeciw naszego biurka. Powinniśmy pozostać spokojni i uprzejmi oraz próbować uspokoić rozmówcę.
Jeśli mimo wszystko czujemy się zagrożeni czy nękani przez klienta – warto wezwań pomocy kolegów/koleżankI albo poprosić o interwenicję policji (o ile zachowanie przedstawiciela obywatela będzie tego wymagało).
Kluczowe jest także słuchanie. Osoby, które przychodzą do urzędu z problemami, często czują się ignorowane lub niezrozumiane przez system administracyjny. Dlatego ważne jest wykazanie zainteresowania ich sytuacją oraz wysłuchanie całości ich historii.
Nie wolno nam też zapominać o empatii – powinniśmy starać się spojrzeć na sprawę również z perspektywy klienta i próbować znaleźć najlepsze rozwiązania dla obu stron.
Oczywiście są sytuacje kiedy to mimo naszych starań – niczym nie możemy pomóc danej osobie (np: w przypadku braku podstaw prawnych) ale warto takiemu klientowi dokładnie wyjaśnią jego prawa i możliwości działania w danej sprawie.
Ważnym elementem pracy urzędnika/administratora publicznego jest komunikacja. Powinna ona być jasna, precyzyjna oraz dostosowana do poziomu znajomości danego tematu przez rozmówcę. Unikajmy skrótów myślowych czy fachowych terminów niewymaganych od przeciętnego Kowalskiego/Nowak!
Dobrym sposobem na radzenie sobie ze stresem i trudnymi ludźmi może okazać się szkolenia/zajęcia umożliwiające nabycie odpowiednich narzędzi psychofizycznych takich jak np.: techniki relaksacyjne czy trening asertywności
Podsumowanie
Praca na administracji nie jest łatwym zajęciem. Wymaga cierpliwości, skupienia i umiejętności radzenia sobie z trudnymi klientami. Kluczowe w takiej sytuacji są kultura osobista oraz empatia – warto spojrzeć na sprawę również z perspektywy rozmówcy i starać się znaleźć najlepsze rozwiązania dla obu stron.
Nie zapominajmy też o jasnej komunikacji dostosowanej do poziomu znajomości tematu przez klienta oraz szkolenia/technikach relaksacyjnych lub asertywności pozwalających nam na zachowanie spokoju i profesjonalizmu podczas kontaktów ze stresem czy napastliwymi ludźmi.
Na pewno praca urzędnika/administratora publicznego to jedna z tych prac wymagających odpowiedniego podejścia a wytrzymali w nie jej tylko ci którzy mają mocne nerwy!
Zachęcam do odwiedzenia strony https://popolskiemu.pl/ i zapoznania się z materiałami dotyczącymi administracji. Warto zdobyć wiedzę na temat tego obszaru pracy, aby lepiej poradzić sobie w codziennej działalności zawodowej.
